El día de hoy debo trabajar desde mi casa, y lo primero que
hubiera dicho antes de esta semana es “soy la más comprometida con la empresa
porque trabajo hasta los sábados, sin embargo, esta semana tuve una capacitación
de manejo efectivo del tiempo y ahí concluí que él que trabaja más tiempo no
siempre es más productivo, el objetivo debería ser dedicar un tiempo óptimo
para hacer las actividades y lograr realizarlas en ese tiempo.
Pero eso no es tan fácil como suena, debemos cambiar nuestra
mentalidad y dejar de creer que no tenemos tiempo, el tiempo para todos es el mismo,
el día no tendrá más de 24 horas ni la semana más de 7 días, lo que pasa es que
no sabemos distribuir ese tiempo en las tareas que tenemos que realizar en un día.
Lo primero que debemos hacer es planear y programar y
trazarnos metas, el plazo de esas metas lo decide cada uno porque solo nosotros
sabemos cuánto deberíamos invertir en cada tarea, desde algo tan sencillo como
decidir a qué hora vamos a tomar un café hasta las horas que vamos a invertir en reuniones,
para esto es necesario también contar con el tiempo de las personas de las
cuales dependemos para realizar en nuestras actividades
Cuantas veces no pasa que nuestros jefes nos dicen necesito
que hagas esto, necesito que hagas lo otro, y nosotros solo decimos sí jefe!,
que tal si tenemos un plan de nuestras actividades y concertamos con él los
tiempos que invertiremos en esas tareas y llegamos a conclusiones exitosas (sería
un mundo ideal pero pues por lo menos con mi jefe aplica el consejito).
Luego podemos establecer cuáles de nuestras tareas son importantes
y cuales son urgentes, lo primero que pensamos todo es urgente. Pero menos mal
otras personas ya se devanaron los esos y nos dan una metodología para
clasificar nuestras tarea:
Urgente:
Depende del tiempo, entre menos tiempo es más urgente
Importante:
Depende de las consecuencias, qué tan grave puede ser no realizarlo?
Con esta valiosa información, podemos establecer gracias al
principio de Eisenhower, qué hacer con nuestras tareas de la siguiente manera:
Este cuadrito lo podemos ir alimentando a medida que surgen nuevas
tareas y recordando tenerlo planeado al inicio de cada semana, créanme si lo
hubiera empezado a hacer esta semana, probablemente no estaría trabajando hoy.
Para concluir esta entrada y no aburrirlos, otro consejo
clave de mi capacitación fué evitar los ladrones del tiempo:
- El correo electrónico; es uno de los principales ladrones del tiempo, tenemos esa obsesión de mantener nuestro buzón vacío y de querer responder en el menor tiempo posible, es mejor establecer horarios específicos para leer el correo y quitar las notificaciones automáticas (si usted trabaja respondiendo correos, entonces no insista, debe revisar su correo constantemente), adicionalmente, sea conciso y breve con sus respuestas.
- Las reuniones; deberían ser concretas, concisas y con las personas realmente interesadas, antes de una reunión siempre se debería conocer la agenda de la misma, cuánto va a durar y durante la reunión lograr cumplir el tiempo y los objetivos, si quien programo la reunión no brinda esa información, pues debe buscarla, y si es usted quien programa la reunión, colabórele a sus compañeros brindando esta información.
- Las redes sociales; aunque es divertido revisarlas o por lo menos para mí, no lo haga mientras está realizando una labor, perderá la concentración y el hilo de lo que está haciendo, en lo posible apague el celular, pero si definitivamente lo regañan si no contesta, pues desactive las notificaciones, con esto evita la tentación.
- Tareas adicionales; cuántas veces le piden “favorcitos” y usted a todo le dice que sí ?, pilas, debe evaluar si esos favores los puede realizar, y si lo va a hacer, qué momento del día dedica para hacerlo, si definitivamente no lo puede hacer, ármese de valor y diga No puedo! (claro que tenga tacto y decencia para hacerlo, la idea no es que se vuelva el ogro y él que todos odian en la oficina).
- Las interrupciones de los compañeros; a veces contarse la novela, lo que le paso al perro, lo que vio en el bus es divertido, pero establezca momentos del día para hacerlo, comparta con sus compañeros en justa medida, con esto su labor será más eficiente y tendrá grandes amigos. Y si usted es el que interrumpe, pues contrólese un poco y piense que esta perdiendo tiempo y está haciendo que sus compañeros también lo hagan.
http://www.tdd-online.es/content/ladrones-de-tiempo-en-el-trabajo
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